La Startup Europe Week es un proyecto de la Comisión Europea que se organiza en más de 200 ciudades de toda Europa durante una misma semana, y entre mis objetivos de 2017 estaba el organizarlo. Así ha sido la organización de la Startup Europe Week en Valladolid.
Solicitud y objetivos
Aproximadamente a finales de noviembre la organización de la Startup Europe Week (SEW) lanza una convocatoria para buscar co-organizadores a nivel local de su evento, dejando claras unas normas desde el principio:
-Cada co-organizador o co-organizadores a nivel local se encargaran de la organización del evento o eventos que consideren, siguiendo unas normas comunes para todos (misma fecha: la semana del 6 al 10 de febrero, que el evento sea útil y acorde con los objetivos de la SEW, mantener una imagen homogénea,…).
-No hay presupuesto por parte de la Comisión Europea. Te sugieren que si el evento te va a suponer algún coste (roll-up, programa de mano, pósters, promoción, ponentes, networking…) busques patrocinadores. En mi caso, las 4 escasas semanas que dan de margen para organizar el evento y el no contar con un equipo detrás fue imposible dedicar tiempo a la búsqueda de patrocinadores.
Los objetivos que persigue la Startup Europe Week son los siguientes:
Que, de manera resumida, se pueden resumir como:
-Informar sobre acciones especificas de las instituciones locales para el apoyo a emprendedores (becas y subvenciones, ayudas fiscales, espacios donde emprender, financiación…), así como presentar recursos disponibles que puedan ayudar a sus negocios.
-Presentación de los programas europeos existentes en la actualidad de los que se pueden beneficiar startups y emprendedores.
-Facilitar el networking con otros emprendedores y empresas, instituciones y demás actores clave en el ecosistema regional.
Una vez confirmado como co-organizdor, me planteé un cuarto objetivo a mayores: llamar la atención de la Comisión Europea para posicionar Valladolid como ciudad emprendedora y como ciudad que tiene unos interesantísimos proyectos de startups, de cara a que apuesten por fomentar el desarrollo de las empresas y proyectos emprendedores de aquí igual que hacen en otras ciudades.
Organización
Con el público objetivo de los eventos definido, dediqué dos semanas a definir y cerrar el programa de la SEW17 en Valladolid. Lo primero fue tener claro la estructura de los tres eventos que quería organizar: el primer día para conocer el ecosistema startup de la ciudad y para que hablaran micro-emprendedores, el segundo para startups o pymes más consolidadas y el tercero para una gran empresa, conocida a nivel nacional, que aportara una visión más a largo plazo de la acción de emprender.
Mi máxima para los tres días fue que el contenido aportara valor, fuera interesante y no sonara a «más de lo mismo».
Pese a la cercanía de las fechas del evento, pude contar con la disposición y disponibilidad de los ponentes que desde un principio pensé que encajaban en cada uno de los días. Desde aquí mi agradecimiento de nuevo.
En cuanto al espacio donde tendría lugar cada evento, la idea fue distribuir cada día entre tres instituciones que conozco bien y que sabía que podrían aportar algo al público asistente: la Agencia de Innovación del Ayuntamiento de Valladolid, el Parque Científico Universidad de Valladolid, y la Cámara de Comercio e Industria de Valladolid.
Difusión
La tercera semana dedicada al evento la utilicé para promocionar el evento. Las herramientas que utilicé, todas a coste cero, fueron:
Eventbrite, plataforma para la adquisición de las entradas.
Twitter, para hacer llegar el evento de manera más inmediata al público objetivo que está online. Utilizando el hashtag #SEW17, el cartel del programa, que realizó Iulian Suba, y etiquetando a las instituciones y empresas involucradas.
Facebook, para la creación del evento (bajo los parámetros de la organización de la Startup Europe Week), subida de imágenes y datos de interés.
LinkedIn, como tercer canal de difusión online.
Dos notas de prensa, una enviada 8 días antes y otra el día antes de empezar. Permitieron que se hicieran eco de la noticia medios como Tribuna de Valladolid, e-volución del Norte de Castilla, Agencia ical, Cadena Ser, Cadena Cope o esRadio Castilla y León.
También grabamos un podcast a través de ivoox, gracias al grupo de Profesionales de Castilla y León, donde explicamos la iniciativa.
Algunos datos
A los 4 días y medio de lanzar el evento, las 100 plazas disponibles para la primera jornada estaban completas. El resultado final de inscripciones fue de 100 personas el primer día (100% de la capacidad que teníamos), 90 personas el segundo día (90% de las plazas) y 90 personas el tercer día (100% de las plazas).
En contraste, las cifras de asistencia no fueron iguales para cada uno de los tres días. El primer día asistieron las 100 personas esperadas, el segundo en cambio sólo un 60%, y el tercero en torno al 85% de los inscritos. Sigue siendo un desafío el lograr llenar un evento de 100 personas cuando este es gratuito e intervienen variables como el lugar, la hora, o los compromisos familiares y/o laborales. A pesar de todo, considero que tener más de 220 asistentes en tres días y entre semana ha sido más que positivo.
En cuanto a interacciones social media, el hashtag #SEW17 (utilizado en toda Europa) fue trending topic a nivel local, nacional y mundial. En Valladolid los tweets tuvieron un impacto de 2.000.000.
¿Asististe a la Startup Europe Week en Valladolid? No olvides dejar tu opinión en los comentarios y/o rellenar esta rapidísima encuesta. ¡Gracias!
Y ya sabes, si te ha gustado el post…
